چرایی استفاده سازمان‌ها از OKR

یکی از اصطلاحات جدید در فرهنگ‌های سازمانی Objectives and Key Results که به صورت مخفف OKR خوانده می‌شود است. این اصطلاح به معنی اهداف و نتایج کلیدی است که در دنیای امروز، استراتژی مدیریتی محبوبی به حساب می‌آید و به وسیله آن می‌توان اهداف یک سازمان را تعیین کرد. هدف OKRها اتصال تیم‌ها و کارکنان بخش‌های مختلف با اهداف کلی شرکت و تبدیل آنها به نتایج قابل ‌اندازه‌گیری است. به بیان دیگر، این مفهوم یک چارچوب برای تعیین هدف است که به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف قابل اندازه گیری خود را تعریف کنند و سپس نتیجه را ردیابی کنند. این چارچوب برای کمک به سازمان‌ها در تعیین اهداف گسترده به جای ماه‌ها صرف وقت، تنها در سه ماه طراحی شده است. OKR برگرفته شده از چندین روش شناخته شده علم مدیریت منابع از جمله مدیریت بر مبنای اهداف (Management by Objectives) یا MBO و SMART برای تعیین اهداف کلیدی سازمان است. از زمان ظهور علم مدیریت در دهه ۶۰میلادی، صاحبان کسب و کار تکنیک های طراحی شده مختلفی را برای ارتقاء عملکرد سازمان، به کار گرفته اند. در سال ۱۹۶۷ پیتر دراکر، پدر کسب و کار نوین، تکنیک مدیریتی MBO را عرضه کرد. مدیریت بر مبنای هدف، روشی برای افزایش مشارکت و درگیر ساختن کارکنان است که در آن مدیر به اتفاق کارکنان، اهداف را برای یک دوره زمانی مشخص تعیین کرده، ثبت و نظارت می نمایند. در این روش اهداف و برنامه های سازمان به صورت از بالا به پایین جریان یافته و در قالب اهداف فردی برای کارکنان مشخص می گردد. مفهوم زیربنایی این روش “برنامه ریزی منظم و منعطف” است . به این معنی که سازمان و اعضای آن تنها به واکنش به وقایع و رخدادها اکتفا نخواهند کرد بلکه باید پیشگام باشند. ایده MBO، یک تغییر بزرگ و کارآمد در عصر صنعتی بود. از بسیاری جهات، این نخستین فلسفه مدیریتی بود که به درستی با عصر اطلاعات جدید مطابقت داشت. در اوایل دهه ۹۰ میلادی، اهداف SMART و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به روش‌های رایج برای برای تعیین اهداف کلیدی سازمان تبدیل شدند. سادگی SMART به سازمان‌ها کمک کرد تا اهداف بهتری را تعیین کنند که این اهداف محدود به زمان بوده و توسط KPI های قابل اندازی گیری، پشتیبانی ‌شوند. این رویکرد متمرکز بر نتایج، عنصر کلیدی مدل OKR بود.
این که شرکت های بزرگ مانند اینتل، گوگل، توییتر، اوبر، لینکدین و… از چه روشی برای مدیریت شرکت های خود استفاده می کنند همواره برای سازمان ها هیجان انگیز بوده است. رمز شادابی و کارآمدی این شرکت های بزرگ نیز برای همگان جای سوال داشته است. جالب است بدانید که این شرکت ها از OKR برای مدیریت برنامه ها و اهداف خود بهره می برند. روش OKR تنها برای سازمان‌ها کاربرد ندارد و می‌توان از سیستم OKR برای پیشبرد اهداف فردی هم استفاده کرد. در روش OKR، اهداف سازمان کاملا ملموس، واضح و دقیق تعریف می‌شود و هر شخص با اطلاع از وظایف و مسئولیت‌های مربوط به خود، برای تحقق این اهداف مشخص تلاش می‌کند. مشخص کردن اهداف در سیستم OKR سبب می‌شود هر شخص به طور کامل از وظایف خودش آگاه باشد و با تمرکز کامل و بدون انحراف به انجام دادن وظایفش مشغول شود. OKR شامل لیستی از ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر شخص است که هر کدام از این اهداف، دارای ۳ تا ۵ زیر هدف و نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری است. هر نتیجه کلیدی شامل یک نمره‌ی پیشرفت است که از (( ۰-۱۰۰٪ یا ۰ تا ۱٫۰ )) بوده و میزان حصول به نتیجه را نشان می‌دهد. در این روش یک رهبر و یا مدیر وجود دارد که تیم را هدایت و راهبری می‌کند. نمره قابل قبول برای هر OKR بین ۰٫۶ تا ۰٫۷ است. اگر افراد همواره نمره ۱ بگیرند؛ بدین معناست که OKR آن‌ها به اندازه کافی جاه‌طلبانه نبوده است. از طرف دیگر اگر افراد همواره نمراتی در بازه ۰ تا ۰٫۳ بگیرند؛ به این معنا است که OKR منطقی تعریف نشده و دستیابی به آن غیر ممکن بوده است. تعریف منطقی و مشورتی این معیارها یکی از عوامل اصلی موفقیت متد OKR است.

ساختار OKR

ساختار کلی OKR بسیار ساده و البته موثر است:
در ابتدا شما می‌بایست ۳ تا ۵ مورد از اهداف خود را در سطح تیم یا سازمان خود مشخص کنید. اهداف باید اسمارت باشند: مشخص، قابل اندازه گیری، قابل تخصیص، واقع گرایانه , و در عین حال بلند پروازانه و دارای مدت زمان اجرای معین. پس از تعریف OKR، اهداف و نتایج اصلی خود را با تمامی افراد تیم در میان بگذارید تا همه سازمان به درک مشترکی از آنچه باید برای آن تلاش کنند برسند. افراد باید پس از شروع کار شاخص های پیشبرد کارهای خود را به صورت منظم و هفتگی بروزرسانی کنند. در زیر هر هدف شما می‌بایست ۴ نتیجه قابل اندازه گیری را تعیین کنید. هر کدام از این اهداف نمره ۰ تا ۱ را بر اساس پیشبرد و نیل به آن هدف مشخص می کند. این امتیاز دهی توسط اسکرام مستر یا مدیر گروه به شما داده خواهد شد.
تفاوت اصلی OKR و KPI در دسترسی همگانی آن است. به این صورت که OKR های افراد برای تمام کارمندان سازمان شفاف و در دسترس است ولی KPI هر شخص صرفا مختص به خود اوست و پرسنل دیگر در جریان آن نیستند. نکته مهم در اجرای OKR این است که، نسبت به برنامه ریزی خود منعطف باشید و اگر تیم، شرکت یا اهداف شما تغییر کرد، OKRهای خود را بتوانید به روزرسانی کنید.

ویژگی های یک برنامه OKR خوب چیست؟

با توجه به موارد گفته شده، باید پیش از آغاز هر فصل، اهداف و معیارهای دستیابی برای هر شخص مشخص شوند. در استفاده از OKR باید توجه داشته باشید که این روش به هیچ عنوان به معنی ارزیابی کارکنان نیست. یعنی OKR به عنوان ابزاری برای مقابله با کارکنان نبوده و برعکس باید موجب افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه شود. چند نکته در مورد OKR ها بسیار مهم و حائز اهمیت است و در واقع می توان آن ها را از ویژگی های یک او کی آر مناسب دانست:
-معیار های دستیابی به این اهداف باید کاملا منطقی تدوین شوند و ابزار لازم برای رسیدن به آنها وجود داشته باشد. این اهداف نه باید رویایی و دست نیافتنی باشند و نه باید پیش پا افتاده و ساده باشند.
-سیستم OKR باید یک متد پاداش محور (Bonus) برای کارمندان باشد و اگر این اهداف محقق نشد به عنوان جریمه لحاظ نشود.
-در حد امکان باید از معیارهای غیر کاری و مرتبط به مسائل رفتاری نیز در این OKR ها استفاده کرد.

چگونه از OKR استفاده کنید؟

پس از تعریف OKR،  اهداف و نتایج اصلی خود را با همه در میان بگذارید تا همه به درکی مشترک برسند. افراد پس از شروع کار باید شاخص‌های نتیجه خود را به صورت منظم و ترجیحاً هفتگی به‌روزرسانی کنند. باید ۷۰ تا ۷۵٪ از نتایج حاصل شده باشد و این عدد به ۱۰۰٪ نرسد. چون نشان می‌دهد که اهداف به اندازه کافی بلندپروازانه تعیین نشده‌اند. در صورت لزوم باید به صورت مرتب اهداف را مرور کرده و انعطاف‌پذیر باشید و اگر شرکت، تیم یا اهداف شخصی شما تغییر کرد، OKR ها را هم تغییر دهید. استفاده منظم از این اهداف باعث می‌شود به زمان زیادی برای اجرای آنها لازم نباشد. همچنین وقتی آنها را به صورت مرتب اندازه می‌گیرید می‌توانید از پیشرفت‌شان مطمئن شوید.

OKR در مقابل KPI

به گفته آدا چن رخی، بنیانگذار COO، ” مفاهیم OKR (اهداف و نتایج کلیدی) و KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) از نظر ظاهری مشابه هستند، اما شاخص‌های کلیدی عملکرد برای اندازه‌گیری “سلامت برنامه کسب و کار” در نظر گرفته شده است”. او می‌گوید شاخص‌های کلیدی عملکرد براساس گزارشات اندازه‌گیری شده و هدف کمتری بر اساس ماهیت دارند. پیت زابروسکی نیز معتقد است “اگر چه از شاخص‌های کلیدی عملکرد و OKR به عنوان ابزار شاخص عملکرد استفاده می‌شوند، اما می‌توان OKR را به عنوان یک زیر شاخهی شاخص‌های کلیدی عملکرد آن هم به صورت تکامل یافته یاد کرد، زیرا با نتایج کمّی قابل مقایسه هستند.”
نیازی نیست که شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای OKR کنار بگذارید، اما باید تفاوت بین این دو را تعیین کنید. OKR به جای کار کارمندان با اهداف کسب و کار گره خورده‌اند. از طرف دیگر شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند مستقیماً به کارهای روزمره یک کارمند گره خورده باشند. به بیان ساده‌تر آنها برای دستیابی به موفقیت در محل کار طراحی شده‌اند.

مزایای استفاده از سیستم OKR

-همسوسازی اهداف تک تک افراد با هدف کلی شرکت
-خلق تمرکز در سازمان
-متصل کردن کارمندان به ماموریت های اساسی شرکت
-بهبود فرهنگ یادگیری در سازمان
-فزایش انعطاف پذیریبهبود پاسخگویی
-ارزیابی بهتر کارکنان
-شفافیت بیشتر در پروژه ها و پیشبرد اهداف
-تسریع مسیر دستیابی به هدف

 لزوم استفاده از OKR برای استارتاپ ها

مهم نیست یک استارتاپ از دو نفر تشکیل شده باشد یا ۵۰ نفر، سیستم OKR می‌تواند به شما این اطمینان را دهد که اولویت‌های اصلی شرکت برای همه مشخص است، حتی اگر اهداف برآورده نشود، OKRها پیشرفت را پیگیری می‌کنند و از آنجا که به طور منظم مورد بررسی قرار می‌گیرند، بازخورد ارزشمندی برای تصمیم‌گیری آگاهانه‌ ارائه می‌دهند. هنگامی که OKRها به درستی اجرا شوند، می‌تواند به یاری استارتاپ در تعادل نوآوری و بهره‌وری کمک کند. مطالعات اخیر بر روی عملکرد استارتاپ ها نشان می‌دهد که ۹۰ درصد استارتاپ‌ها شکست می‌خورند. طبق مطالعه، این شکست برای بیش از ۲۷۰۰۰ استارتاپ تحت حمایت موسسه کمبریج، نزدیک به ۶۰ درصد است. با وجود این، حتی این تعداد نشان می‌دهد که بیش از نیمی از استارتاپ‌ها شکست می‌خورند. غلبه بر شرایط سخت به چیزی بیش از شانس نیاز دارد. و برای انجام غیرممکن، یک استارتاپ باید تیمی متمرکز، همسو و متعهد داشته باشد. همچنین منابع آن‌ها باید به طور مؤثر مستقر شود. در نظر داشته باشید OKRها تمام مشکلات شرکت‌ها را حل نخواهند کرد، اما می‌توانند قابل‌اندازه‌گیری و در دسترس باشند.

نرم افزار OKR

برای راه اندازی سیستم OKR شما نیاز به نرم افزار خاصی ندارید اما وبسایت و اپلیکیشن miro تمپلیت ها و فضاهای بسیار مناسبی برای ساخت یک برنامه منعطف و پیاده سازی ساختار OKR را داراست. شما می توانید با کلیک بر روی لینک به یکی از تمپلیت های این وبسایت دسترسی داشته باشید و با توجه به پروژه و تیم های خود آن را شخصی سازی کنید. شما می توانید برای آشنایی بیشتر با OKR، KPI و یادگیری متدهای در دوره جامع آموزش دیجیتال مارکتینگ شرکت کنید.

نتیجه گیری

وقتی OKR شما کامل شد، می‌خواهید آنها را ارزیابی کنید تا بفهمید چه عواملی موثر بوده و در آینده باید چه عواملی را تغییر دهید. از خود و تیم خود بپرسید که آیا اهداف شما به اندازه کافی بلند پروازانه بوده است؟ نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری است؟ OKRای نادیده گرفته شده؟  آنها را با استراتژی سازمان مطابقت دهید تا سازمان احساس کند در OKR سرمایه گذاری مناسبی انجام شده است. حتما آنچه را که در این فرایند آموخته‌اید به عنوان تجربه به همراه برنامه‌ریزی و نحوه استفاده از آن برای سه ماهه بعدی مشخص کنید.