مجموعه اقدامات و فعالیت‌هایی که هر سازمان و کسب و کاری به اجرا در می‌آورد تا به اهداف مشخص شده دست پیدا کند، تحت عنوان فرایند کسب و کار شناخته می‌شود. اما چطور می‌توان این فرآیندها را کارآمد ساخت؟ چه ابزار و راه‌حلی برای مدیریت این فرایندها وجود دارد؟ خب پاسخ همانطور که از عنوان مشخص است، سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS است.
عبارت Business Process Management System یا بصورت مخفف BPMS  در واقع نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیند های سازمان است. به همین علت در برخی مواقع بجای کلمه‌ی System از واژگان دیگر مانند Software یا Suite نیز در آن استفاده می‌شود. موتورهای BPMS که در نرم افزارهای CRM بسیار کاربرد دارند، باید توانایی مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی تمام فرایندهای سازمانی در شرکتها و کسب و کارها را داشته باشند تا جمع آوری داده ها و تحلیل آنها با سرعت و دقت بیشتری انجام پذیرند. BPMS با استفاده از تحلیل و همچنین اتوماسیون به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب و کار خود را بهبود بخشید. 
نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین شکلی جدید و ارتقاء‌یافته نیز دارد، iBPMS (i نشان‌دهنده‌ی هوشمندی است). در یک iBPMS از بینش عملی و لحظه‌ایِ به دست آمده از هوشمندی عملیات استفاده می‌شود تا هماهنگی بین فرایندهای کسب و کار به صورت سازگارشونده، بهبود پیدا نماید.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک نظم سازمانی است که در آن، یک شرکت نگاهی به سابقه خود می‌اندازد و تمام فرایندها و فعالیت‌های خود را به طور کلی و جداگانه بررسی می‌کند. این مهم، وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می‌کند و زمینه‌های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد و موفق مشخص می‌نماید.
مدیریت فرآیند کسب و کار نحوه ایجاد، ویرایش، تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش‌بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می‌دهد. هر بخش در یک شرکت وظیفه دارد که مقداری ماده اولیه یا داده را گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند. هر بخش ممکن است دوازده (یا بیشتر) فرآیند اصلی داشته باشد.

چرا باید برای سازمان خود یک BPMS اختیار نمایید؟

در دنیای فرارقابتی امروز، تمامی شرکت‌ها ملزم هستند که تا حد ممکن کارایی داشته و بتوانند خود را پایدار و باقی نگه دارند.
فرایندهای دستی سنتی باعث می‌شوند تا مالکین کسب و کار، زمان را از دست داده و پول خود را برای کارهای بیهوده و عبث در شرکت خود آتش بزنند. این‌جا همان جایی است که BPMS خود را نشان می‌دهد.
اجرای یک سرویس BPMS مزایای بسیاری را به همراه خواهد آورد، برخی از مهم‌ترین این مزایا به شرح زیر هستند:

افزایش هوشمندی در عملیات:

BPMS به شما کمک می‌نماید تا کارایی و بازدهی در فرایندهای شرکت خود را افزایش دهید. در واقع BPMS با از بین بردن دوباره‌کاری‌ها و کارهای بی‌ارزش که بسیاری از زمان و انرژی شرکت به صورت ناخواسته صرف آن‌ها می‌شود، باعث می‌شود تا بازدهی بالا رود. BPMS همچنین دیدِ خوبی از گلوگاه‌های موجود در هر یک از فرایندها به شما می‌دهد و به شما کمک می‌نماید تا بتوانید تصمیماتی آگاهانه اتخاذ کنید و این گلوگاه‌ها را برطرف نمایید. بدین ترتیب، هوشمندی عملیات افزایش خواهد یافت.

چابکی سازمان:

فرایندهای غیرمنعطف در سازمان باعث می‌شوند تا شما در اقیانوس رقابت، غرق شوید. چابکی همان کلید اساسی است که به شرکت کمک می‌کند تا بتواند کسب و کار خود را زنده نگه دارد. اگر سازمان شما توانایی آن را نداشته باشد که خود را به سرعت با تغییرات وفق دهد، مشتریان شما به سمت رقبای شما خواهند رفت.
BPMS به شما کمک می‌کند تا به سرعت تغییر کرده و تجربه‌ی بهتری را برای مشتریان خود فراهم نمایید.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) شامل سه مرحله‌ تعریف، اتوماسیون و تحلیل است:

تعریف

منظور از تعریف در BPMS این است که قبل از انجام هر فرایند سازمانی، آن فرایند توسط مدیر یا مسئول مربوطه طراحی و سازماندهی شود و قبل از اجرا، مورد بررسی و آزمایش قرار بگیرد تا هر گونه مشکل و ایراد احتمالی آن برطرف شود.

اتوماسیون

بعد از طراحی فرآیند مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، نوبت به اتوماسیون و اجرای آن‌ می‌رسد. با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توان تعریف نمود عملکردهایی مانند دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف افراد در سطوح مختلف سازمانی، ارجاع وظایف و… به صورت خودکار و برنامه‌ریزی شده در سیستم انجام شود.

تحلیل

نرم افزار BPMS شامل ابزارهای مختلفی است که می‌توان توسط آن‌ها عملکرد فرآیندها را ارزیابی و یا آن‌ها را با ابزارهای دیگر، یکپارچه کرد. البته چگونگی این تحلیل‌ها وابسته به KPIهای سازمان شما هستند. این گزارش‌های تحلیلی باعث می‌شوند اشکال‌ها و ایرادات احتمالی هر واحد مشخص شود و بتوانید نسبت به رفع آن‌ها، اقدامات موثری انجام دهید.

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان‌ها

راهکارهای متنوع این موتور قدرتمند در صنعت و مجموعه‌های کارگاهی و همچنین در سیستم‌های دولتی به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت درخواست‌های ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، مدیریت پرونده‌ها و پروژه‌ها و یا مدیریت ریسک بر این سازمان‌ها پوشیده نیست. اما مهمترین کاربرد این سیستم، در کسب و کارها و مجموعه‌های به‌روزتر با اندازه متوسط به بالا، نمایان می‌شود. در روزگار فرا رقابتی امروز، هر کسب و کاری تلاش می‌کند تا با افزایش بهره‌وری تا حد ممکن از صفحه رقابت عقب نماند؛ انجام فرآیندها به روش‌های سنتی و دستی در سازمان‌ها، سرعت را از آن‌ها گرفته، زمان زیادی را صرف کارهای عموما تکراری کرده و تمرکز فعالیت‌ها را از بین می برد. پس برای از بین نرفتن منابع و سرمایه‌ها، BPMS وارد صحنه شد.

مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار (bpms)

مدیریت فرایندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند به سمت تحول دیجیتالی قدم بردارند و کمک می‌کند اهداف سازمانی بزرگتر را درک کنند. در ادامه خواهیم گفت مزایای BPMS چیست :

چابکی بیشتر کسب و کار

تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان باید همگام با شرایط بازار باشد. بی پی ام به سازمان‌ها اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار، تغییرات اجرایی را موقتا متوقف کنند و سپس دوباره اجرا کنند. اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کار را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمان‌ها بینش عمیق‌تری در مورد تاثیراتی که اصلاح فرایندها دارد، می‌بخشد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها

ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار گلوگاه‌ها را از بین می‌برد که خود سبب کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. تاثیر آن می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها می‌شود. ابزار بی پی ام همچنین می‌تواند منابعی جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این، هزینه‌ها را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود می‌شود.

کارایی بالاتر

یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی فرایندها فراهم می‌کند. مسئولین فرایندها با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار می‌افزاید.

دید بهتر

نرم افزار bpm ضمن اینکه نظارت در لحظه بر معیارهای عملکردی کلیدی را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم می‌کند. این، سبب افزایش شفافیت می‌شود که به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها در عین پیگیری خروجی‌ها می‌انجامد.

تطبیق، ایمنی و امنیت

یک بی پی ام جامع، تطابق سازمان با استانداردها را تضمین می‌کند و با قوانین جدید به روز می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت که توسط رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‌شود را تامین کند. درنتیجه، سازمان‌ها می‌توانند کارمندان خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، دزدی یا گم شدن، تشویق کنند.

چرا سازمانها از BPM استفاده می‌کنند؟

شرکت‌های بزرگ و کوچک گرچه چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کنند، اما در برخی مشکلات مشترک‌اند. از جمله:
- پیگیری فرایندهای دستی و کاغذی دشوار است.
- زمان زیادی برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود.
- محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ی تایید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود.
- طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده.
- هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی.
- امکان رخنه اغیار در اطلاعات.
- عدم گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد.
- عدم نظم و انضباط در پروسه‌ی تایید.
- نیاز به بررسی رویه‌ها برای انطباق با قوانین.
همه این مشکلات توسط BPMS قابل رفع شدن است.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)

سیستم‌های بی پی ام اس می‌توانند بر اساس هدفی که دنبال می‌کنند، طبقه‌بندی شوند. از این رو، سه نوع مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد:

Bpm سیستم محور (System-Centric BPM یا Integration-Centric BPM)
این نوع سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، فرایندهایی را کنترل می‌کنند که در درجه اول به سیستم‌های کسب و کار موجود وابسته‌اند (مانند HRMS، CRM، ERP) بدون درگیر شدن زیاد نیروی انسانی. نرم‌ افزار BPMS سیستم محور، یکپارچگی گسترده و دسترسی API دارد که آن را قادر می‌سازد فرایندهای کسب و کار سریع و کارآمد ایجاد کند. نمونه فرایندهای یکپارچه محور، بانکداری آنلاین است که می‌تواند شامل سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف باشد که کنار هم قرار می‌گیرند.

 BPM با محوریت نیروی انسانی (Human-Centric BPM)
این نوع بی پی ام در درجه اول نیروی انسانی را موردتوجه قرار می‌دهد و توسط عملکردهای اتوماسیون مختلف پشتیبانی می‌شود. این نوع فرایندها ابتدا توسط نیروی انسانی اجرا می‌شوند و اتوماسیون به راحتی نمی‌تواند جایگزین آنها شود. اغلب، تاییدیه‌ها و تسک‌های زیادی دارند که توسط اشخاص انجام می‌شوند. نمونه بی پی ام با محوریت نیروی انسانی شامل ارائه خدمات به مشتری، رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار، انجام فعالیت‌های تجارت الکترونیکی و پر کردن گزارش هزینه‌هاست.

مراحل چرخه عمر BPM

مرحله ۱: طراحی

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده‌ها و یک گردش کار برای پردازش آنها هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار، صاحب هر کار / وظیفه است.

مرحله ۲: مدل‌سازی کنید

روند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت‌ها و شرایط را به صورت واضح مشخص نمائید تا ایده روشنی از توالی وقایع و جریان داده‌ها در فرآیند ارائه دهید.

مرحله ۳: اجرا کنید

این فرایند را ابتدا با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده‌اید.

مرحله ۴: نظارت کنید

در حین انجام روند کار، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه‌ها و موانع استفاده کنید.

مرحله ۵: بهینه‌سازی کنید

همانطور که تجزیه و تحلیل می‌کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود، توجه نمائید تا کارآیی بیشتری داشته باشند. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.

اما برای اجرا کردن موفق نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید ابتدا چک لیست زیر را اجرایی کنید:

1-انتخاب پلتفرم
2-انتخاب فرایند
3-شناسایی مالک فرایند
4-تنظیم بنچ مارک
5-نمودارسازی جریان کاری
6-درگیر کردن همه ذینفعان
7-رهبری کردن جریان کاری BPM خود
8-تسهیل یکپارچه‌سازی
9-آموزش کاربران
10-اندازه‌گیری و بهینه‌سازی

چه زمان سازمان باید از بی پی ام اس استفاده کند؟

در موارد زیر اجرای بی پی ام می‌تواند سود بالایی برای شرکت به ارمغان بیاورد:

- فرایندهای پویا که نیازمند تغییرات انطباقی نظارتی هستند، مانند یک تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری پس از تغییرات در قوانین مالی و حریم خصوصی.
- فرایندهای پیچیده کسب و کار که نیازمند هماهنگی بین چندین واحد و بخش بیزینسی، دپارتمان‌های عملی یا کارگروه‌هاست.
- فرایندهای ماموریتی قابل اندازه‌گیری که به طور مستقیم یک معیارعملکردی حیاتی را بهبود می‌بخشد.
- فرایندهای بیزینسی که برای تکمیل‌شان نیازمند یک یا چند اپلیکیشن هستند.
- فرایندهای کسب و کار به استثنای آنها که به صورت دستی انجام می‌شوند و یا مستلزم چرخش سریع هستند.
با توجه به مواردی که گفته شد، نوع نرم افزار بی پی ام اس که برای کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، بسیار اهمیت دارد و در تهیه و انتخاب آن باید دقت لازم را به خرج دهید.

معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست ؟

در هنگام جستجوی بی پی ام اس‌ها در اینترنت و انتخاب و خرید یکی از آنها، بررسی کنید که نرم‌افزار انتخابی شما ویژگی‌های زیر را دارا باشد:

ابزار نمودارسازی فرایند بصری

ابزار طراحی فرایند بصری، به کاربر بیزینس شما کمک می‌کند، زیرا کاربران اغلب فرایندها را بهتر از حتی برنامه‌نویسان داخلی سازمان یا تیم داخلی IT درک می‌کنند.

طراحی کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop)

نرم‌افزار بی پی امی انتخاب کنید که طراحی فرم‌ها را آسان سازد. ابزارهای پیچیده طراحی فرم می‌توانند کارمندان‌تان را از پذیرش کامل ابزار BPM شما بازدارد.

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات بیزینسی در فرم‌ها و اسناد از حساسیت بالایی برخوردار است. بنابراین بی پی امی انتخاب کنید که با استفاده از دسترسی گزینشی، از اطلاعات محافظت کند.

پشتیبانی موبایل

اطمینان حاصل کنید که ابزار شما حداقل از اندروید و IOS پشتیبانی می‌کند. بیشتر BPMهای ابری این قابلیت را ارائه می‌دهند.

از دیگر ویژگیهای مهم در سیستم های BPMS می توان اشاره کرد به:
- سهولت در ورود به سیستم
- قابلیت استفاده ی همیشگی از نرم افزار
- هماهنگی و یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
- قابلیت گزارش دهی و تحلیل داده ها
- قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر به طور همزمان
- وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه گیری برای عملکردهای فرآیندها
- قابلیت به اشتراک گذاری با سایر کاربران و همکاری با آنان

تفاوت BPMS های متن باز (Open-Source) و محدود شده (Licensed)

راهکار BPM متن باز یا Open Source به این معناست که طراح، کدهای آن را برای استفاده‌ی عموم در دسترس قرار داده است. در واقع هر سازمانی می‌تواند این کدهای منبع را دانلود کرده و تغییرات مد نظر خود را روی آنها اعمال کند تا برای استفاده، متناسب همان سازمان و شخصی‌سازی شوند. در حالیکه BPM های لایسنس‌دار یا closed-source برای کدهای منبع خود محدودیت‌هایی لحاظ کرده‌اند که تنها افرادی که مجوز استفاده از آنها را دارند به کدها دسترسی داشته باشند و برای عموم تنها امکان اعمال تغییرات محدودی وجود خواهد داشت. 

سخن آخر

طبق تحقیقات، بازار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در سال 2019 ارزشی حدود 3.38 میلیارد دلار داشت و انتظار می‌رود تا سال 2025 به 4.78 میلیارد دلار برسد. با توجه به رشد این بازار، ادغام اتوماسیون و اینترنت اشیا (IoT) با BPM بیشتر خواهد شد.
در فضای اقتصادی نامطمئن امروز، سازمان‌ها به دنبال بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه بهتر هستند. با بالا رفتن این تقاضاها، تقاضا برای نرم افزار BPM نیز روز به روز بیشتر و بیشتر می‌شود. از این رو آینده BPM امیدوارکننده است و در کنار تکنولوژی‌هایی چون RPA (اتوماسیون فرایندهای رباتیک) و ربات‌ها و ماشین یادگیری در حال پیشرفت است.
اگر هنوز برای شرکت یا سازمان خود BPMS انتخاب نکرده‌اید، حالا وقتش است. انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار تصمیم مهمی برای هر شرکتی است که می‌خواهد فرایندهای خود را بین تسک‌های سیستم و نیروی انسانی ساده‌سازی کند. حتما پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما پتانسیل آن را داشته باشد.